Процесний підхід інтегрує всі дії, які виконує компанія для задоволення потреб ринку, очікування населення та персоналу. Правильне управління процесом потребує регулярного аналізу даних та вміння приймати управлінські рішення на основі фактів (принцип менеджменту). Необхідно, щоб на всіх рівнях управління процесом особи, які мають право ухвалювати рішення, були компетентні в тому, чи потрібно встрявати в функціонування процесу, і якщо потрібно, то кому саме персонально. Це може бути лінійний персонал, який бере участь у процесі (локально) або вище керівництво компанії, яке відповідає за систему менеджменту в цілому.

З процесним підходом найбільше пов’язані два принципи управління: системний підхід до управління і постійне покращення. Залежно від стану і якості процесів, застосовують дві основні стратегії покращення:

• поступового покращення;
• радикальної перебудови процесу – реінжинірингу.

Поступове покращення відбувається в результаті копіткої роботи. Постійний збір та аналіз інформації, складання звітів за якістю, аналіз звітів керівництвом компанії і видача управлінських рішень, а також реалізація коригуючих дій приводять до поступового і безперервного покращення всіх процесів компанії.

Реінжиніринг має більшу можливість для перебудови діяльності компанії чи окремого торгового закладу. Реінжиніринг фокусується на велику або стратегічну мету, тоді як поступове покращення сфокусовано в основному на місцевій (локальній) меті.

Для прийняття рішення із стратегії покращення потрібні такі передумови:

• результати незадовільні для всіх процесів;
• визначені найважливіші процеси для першочергового покращення;
• реалізоване покращення визначене кількісно;
• власник процесу розуміє свою роль;
• визначені основні ресурси для покращення процесу;
• аналіз процесу (зокрема необхідна документація).

Однією з основних стратегій покращення діяльності компанії є саме реінжиніринг.

Реінжиніринг – це стрибкоподібне покращення процесів шляхом радикальної їхньої перебудови з впровадженням нових технологій, нового устаткування, з принциповою зміною і покращення послуг, що надаються. Така перебудова вимагає значних витрат, але швидко приводить до намічених результатів.

Початковим пунктом для таких радикальних заходів є рушійні сили ринку, які впливають на компанію, наприклад, низька продуктивність, нові потреби клієнтів, незадовільні доходи, недостатня конкурентоспроможність тощо. Заходи такого роду завжди означають великі зміни психології окремих співробітників компанії.

Передумови проведення реінжинірингу торгових закладів:

• проведення статистичного аналізу (кількість чеків, середній чек, сума реалізації) із відкриття торгового закладу помісячно;

• аналіз основних напрямків діяльності конкретних торгових закладів;

• вибір шляхів оновлення для кожного торгового закладу;
• розробка катоверу (плану дій) для кожного торгового закладу окремо.

Аналіз основних напрямків діяльності компанії при реінжинірингу:

• маркетинг;

• комерція;

• персонал;
• операційна діяльність;
• фінанси.

Розглянемо основні показники для аналізу в розрізі підрозділів компанії.

Маркетинг:

• зростання (зниження) кількості чеків LFL, % (рік до року);
• зростання (зниження) суми чека LFL, % (рік до року);
• аналіз ефективності СМС-розсилки;
• аналіз ефективності листівки;
• зведений рейтинг в Google, Facebook;
• NPS;
• % у товарообороті карт лояльності.

Комерція:

• частки у товарообороті кожної категорії та порівняння із аналогічними успішними закладами;
• аналіз за категоріями (причини падіння, ефективність);
• % націнки кожної категорії та порівняння з іншими аналогічними торговими закладами;
• частки у товарообороті  ВТМ (власної торгової марки) та порівняння з аналогічними успішними закладами;
• % націнки в цілому по торговому закладу;
• кількість позицій кожної категорії (глибини асортименту та ширини асортименту);
• % ретробонусу;
• наявність регіонального асортименту.

Персонал:

• % плинності кадрів;
• % працівників, охоплених навчанням;
• реалізація на 1 працюючого працівника;
• % ФОП (фонд оплати праці).

Операційна діяльність:

• аналіз статистичних даних за кількістю чеків;

• аналіз статистичних даних за сумою реалізації;
• порівняльний аналіз структури витрат;
• % витрат на електроенергію;
• ефективність планограми;
• стан виробничого/торгівельного обладнання.
•  

• виконання плану з % націнки;
• виконання плану маржі, грн;
• виконання плану витрат, грн;
• виконання плану EBITDA, грн.

         У результаті аналізу основних показників діяльності компанії, а в нашому випадку торгового закладу, керівництво компанії приймає відповідне рішення щодо можливості проведення реінжинірингу торгового закладу або ж навіть компанії. Щоб реінжиніринг був максимально ефективним, потрібно також забезпечити гідну мотивацію усіх учасників процесу. Весь персонал компанії, який відповідає за реінжиніринг, має бути наділений повноваженнями приймати відповідні рішення. Процес реінжинірингу має широко висвітлюватися всередині компанії (збори, наради, поточний аналіз показників), щоб усі працівники розуміли зміни, що відбуваються. Успіх визначають ті люди, які беруть участь у проекті. Без зацікавленості керівництв компанії та залучення співробітників, без спілкування та супроводу змін успіх неможливий.

Тетяна Тлучкевич, менеджер з операційної діяльності мереж "Наш Край"|SPAR