Постійне збільшення кількості інформації призводить до того, що стандартні методи роботи з документами стають усе більше нерентабельними. Частина паперових документів може бути втрачена, а на їхній пошук працівники витрачають зайвий час. Традиційні методи в сучасному документообігу себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим виникла необхідність оновлення  існуючих систем документообігу та заміни їх на електронні.

Відсутність необхідності вручну розповсюджувати документи, відстежувати переміщення паперових екземплярів всередині підприємства, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації тощо суттєво дозволить знизити трудовитрати працівників. Впровадження автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документацією буде сприяти підвищенню якості роботи виконавців та пришвидшенню термінів підготовки документів.

Електронний документ – це документ, інформація в якому подається у вигляді електронних даних, зокрема обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851).

Обов’язковими реквізитами первинного документа є:

• назва форми документа;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, що включає в себе електронний підпис автора або підпис, прирівняний до власноручного підпису.

У випадку надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа (ст. 7 Закону № 851).

Якщо створено ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів має однакову юридичну силу та вважається оригіналом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, визначеному законодавством.

Виділяють такі основні етапи роботи з електронним документом:

1. Створення документа.

2. Підписання документа.

3. Надсилання контрагенту (як за допомогою спеціалізованих програм, так і вручну через електронну пошту) з підтвердженням про отримання.

4. Отримання від контрагента підписаного документа.

Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією, що функціонують у підприємстві.

Організація документообігу у випадку застосування засобів автоматизації документів має забезпечити сумісність стандартного та автоматизованого способу опрацювання документів. Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу, що включають в себе створення електронних документів, їхню обробку, передачу, збереження та вивід інформації, що необхідна установі, на основі використання сучасних комп'ютерних технологій.

Системи електронних документів забезпечують процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також вести контроль за потоками документів в установі. Типи файлів, що будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіодані, відеодані і веб-документи.

Головним завданням впровадженням системи електронних документів – це організація ефективного руху, опрацювання та збереження електронних документів, а також пошуку їх як за назвою, так і за змістом.

Користувачами систем електронних документів можуть бути всі без виключення підприємства та установи, діяльність яких супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних технологій Верховною Радою України ухвалено кілька Законів України, які набули чинності, а саме: «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про обов'язковий примірник документів», «Про Національну програму інформатизації», «Про телекомунікації», «Про Національну систему конфіденційного зв'язку», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» тощо.

Впровадження електронного документа на підприємстві має як переваги, так і недоліки. Серед переваг можна виділити:

– зберігання таких документів не потребує великих площ;

– вартість розповсюдження значно нижча;

– розсилання документів електронним способом відбувається миттєво на будь-яку відстань;

– можлива розсилка кільком адресатам одночасно;

– можливість використання бази заготовок документів, що значно скорочує час їх створення;

– підвищення рівня конфіденційності за рахунок того, що кожен працівник отримує доступ до документів, згідно із наданими йому повноважень на підприємстві. Будь-яка зміна документа зареєстрована у комп’ютерній системі, що дозволяє у будь-який момент визначити, хто опрацьовував та вносив зміни в документі.

Поміж недоліків електронних документів можна виділити:

– необхідність захисту від внесення незаконних змін;

– велика ціна на програмне забезпечення;

– можливість проникнення вірусу у комп’ютерні дані.

Проаналізувавши,  можна   зробити   висновок,  що електронний документообіг  ефективніший ніж паперовий, тому що легше піддається оптимізації. За допомогою електронної документації значно спрощується робота компанії, а також забезпечується легкість співпраці з іншими фірмами і державними організаціями.

Наталія Данилюк, головний бухгалтер мереж “Наш Край”|SPAR